「安否コール」の導入についてお話を伺いたいと思います。お問い合わせいただいた経緯について教えてください。

松川 様

一番大きなきっかけは、能登半島地震でした。北陸エリアでもバスを運行しており、能登半島地震の際にも出先の宿舎に泊まっていた従業員がいました。幸いにもそのときは電話が繋がり、状況確認ができたものの、災害の大きさや範囲によっては電話が繋がらないケースも考えられますので、そのような事態でも問題なく状況把握できる体制を整えるために本格的に導入を進めました。

ありがとうございます。安否コールをご導入いただく前は電話連絡網などで運用されていたのでしょうか？

松川 様

そうですね。基本的にはバスにある無線や電話連絡を使用し、もし繋がらない場合は、災害時伝言ダイヤルなどを想定していましたが、やはり確実・速やかに連絡が取れる体制は作っておきたいという考えはずっと持っておりました。

「安否コール」以外にも安否確認システムがあると思いますが、比較されましたか？

松川 様

そうですね。どのような機能があるのかなどわからないことがあったので、3〜4社ほど比較しました。

比較する上でこだわった点はございますか？

松川 様

操作性が良いかという点ですね。高齢の乗務員も在籍しておりますので、そのような方でも扱いやすいところが第一でした。災害時に使用することを想定し、緊急時にアプリを開いてみたときに、誰でも直感的に操作ができるというところが重要だと考えており、一番の決め手だったと思います。

話は変わりますが、SmartHRとの基幹システム連携機能が搭載された「プロEdition」をご契約いただいていると思います。こちらの連携機能についてはいかがでしょうか？

松川 様

弊社の従業員は乗務員が多く、事務員が少ないというのが正直なところであり、登録やメンテナンスの作業コストを極力抑える必要がありました。そのような背景もあり、様々な業務において徐々にDX化を進めておりまして、「安否コール」がSmartHRと連携できることは大きなポイントでした。従業員情報と部署情報をボタン一つで更新できるので、非常に楽で助かっています。

導入当初、従業員の方へのアプリ登録などはどのようにアナウンスされたのでしょうか？

松川 様

災害対策を見直す一環で、安否確認システム「安否コール」を導入しますという周知から始めました。その後、アプリの登録手順書をSmartHRの文書配布機能を使用して配布し、アプリ登録を全体に推進していきました。並行して、グループ会社でも「安否コール」を入れてもらい、足並みが揃ったところで一斉配信をして使い方を覚えてもらったという形ですね。

ありがとうございます、アプリの登録時のトラブルや課題だったことはありますか？

松川 様

SmartHRと紐づいているという点を理解できていなかった従業員が何名かいまして、誤って新規登録してしまって二重にアカウントができてしまったというケースはありました。しかし、多くの場合はスムーズに登録でき、大きなトラブルもなかったので、管理者目線でも非常に楽だったと思います。

訓練などは定期的に行っておりますか？

松川 様

グループ会社を含めた全体での配信訓練は導入当初の1回で、その時は皆さん特に問題なく使えており集計もできました。今後は定期的に訓練を実施し、「安否コール」での回答方法含めた操作全般を確認していってもらおうと考えています。

初回訓練の回答率はどれぐらいでしたか？

松川 様

防災訓練の一環で配信を行い、事前に配信されることを告知していたこともありますが100%の回答率を得ることができました。本当にわからないところやトラブルもなく、スムーズに完了できたと思います。

訓練以外の機能として手動配信や掲示板などの機能がありますが、災害時以外も含めて活用されているものはありますか？

松川 様

これから使用していく予定にはなりますが、掲示板機能を使って運行中の事故報告を行いたいと考えています。今までメール等でやりとりしていましたが、これを「安否コール」の掲示板で報告することによって、連絡体制が統一され、今までよりも速やかにできる点で有効だと考えています。

そうなのですね、ありがとうございます、当然事故が無い方が一番かと思いますが、使っていく中で、こんな機能あったらもっと便利になるなど、率直なご意見を教えていただければと思います。

日々の従業員のメンテナンスについて、SmartHR連携ということで基本的にボタンのワンクリックで実施しているという感じでしょうか。

松川 様

そうですね、基本的にワンクリックでやっていて、そのときに何かしらエラーがでれば、乗務員や従業員の電話番号やメールアドレスを確認して部分的に修正をしています。頻度としては月に1回くらいクリックして、更新をかけているような運用です。

連携に関してご要望やご都合が悪いなどはありますか？

松川 様

今のところは大きな問題ないかと思いますが、強いて言うのであれば、連携時に一人でもエラーが出ていると他のユーザも全て連携されない仕様になっているので、そのあたりに個別に連携できるようになるとさらに良いと思います。

率直なご意見をありがとうございます。本機能もリリースして間もないものなので、皆様からの要望を集めつつ今後のアップデートに繋げてまいります。

今まで使っていて良かったというところはありますか？

松川 様

会社として防災体制を整えることができたというのは、一つ大きい進歩だったかなと思いますし、あとは実際使っていて、家族掲示板機能で家族とのやりとりもできますよね。そういったところを気に入ってくれている従業員もいるので、その点はかなり良かったと思います。一方で小さな要望でありますが、緊急時に使用できるチャット機能があると使い勝手がさらに増すと思っています。「安否コール」の中ですべてが完結できるといいなと思っています。

ありがとうございます。「安否コール」はシンプルな機能に絞らせていただいている為、なかなか難しい部分もあるかもしれませんが、利用者様の生の声としてしっかりと活用させていただきます。

最後に今後の展望や目標はございますでしょうか？

松川 様

乗務員は出先に行く業務が多く、またお客様の命をお預かりする立場でもありますので、万が一有事があった場合の体制をしっかり整えるというところを引き続き徹底していきたいと思います。このあたりを「安否コール」を使いながらより拡充していきたいです。

本日は貴重なお話を頂き、ありがとうございました。