はじめに「安否コール」導入時のお話を伺いたいと思います。安否確認システムの導入を検討し始めたきっかけを教えてください。

原様

以前は、コミュニケーションツールに付帯していた安否確認機能を使用していました。しかしながら、あくまで付帯サービスであったため、安否確認を配信するのもすべて手動でした。地震発生時、管理者がその情報をキャッチして、「震度○以上だから配信しよう」とスマホから操作するようなイメージです。このままでは不便ですし、管理者の負担も大きいと感じたことがきっかけで、災害に特化したツールを探し始めました。

ありがとうございます。システム選定はどのように進められたのでしょうか。

原様

主にインターネット検索で情報を収集しました。「安否コール」以外にも2～3社ほど比較していました。
選定のポイントとして、まずはじめに、導入実績数の多さが信頼につながりました。十分な機能が備わっていることも確認できたので、最終的に「安否コール」ともう1製品でトライアルを実施し、比較しました。UIがシンプルで見やすく、マニュアルを見なくても直感的に操作できるという印象が強かったですね。それから、具体的な部分で言うと、従業員登録を管理者側で事前に作業しなくても、従業員任せで登録できる点は他製品よりも優れていると感じました。

次に運用について伺います。導入当初の登録作業はどのように進めましたか？

原様

アプリの登録手順書と、営業担当の方が用意してくれた解説動画を使いながら全従業員に周知し、従業員各自で登録を進めてもらいました。一部、うまく登録できない方から問い合わせはありましたが、大きなトラブルは無かったと思います。導入してから1か月ほどでおおよそ全員の登録ができたと思います。

ありがとうございます。導入後の訓練はどのような形式で行っていますか？

原様

毎年3月11日に一斉配信訓練を実施しています。それから、「安否確認リーダー」を定めていて、自部署メンバーの回答がしっかりできているかどうかをリーダーがチェックできるような体制も組んでいます。管理者アカウントを複数設定できる点が有効でした。次回の訓練では、掲示板にリーダーが状況を確認・報告できるような運用も含めてテストをしてみようと思っています。

体制づくりまでされているのですね。「安否確認リーダー」の運用について具体的に教えていただけますか？

原様

配信してから1時間以内に、安否確認リーダーに自部署の回答状況を集計してもらい、経時的に報告するという流れで、最終的に配信から2時間以内に経営陣への報告を完了するルールにしています。現在の回答率は80％程度ですので、次回は90％以上を目標に取り組んでいきたいと思います。

当社もフォローさせていただきます。

これまでに使っていて困ったことはありますか？

原様

一部の方がアプリの登録に躓いてしまったことがありました。解決できるケースもあるのですが、機種や端末の設定に依存する部分もあったのが正直なところです。この点以外では、特に思い当たりませんね。ただ、実は今回「SMS Alert」のモニターにも参加しており、今後SMSでの配信が正式に実装されれば、登録エラーも回避でき、より快適になると期待しています。

「SMS Alert」モニターにご協力いただき誠にありがとうございます。リリースに向け邁進してまいります。

最後に、「安否コール」を導入してよかった点はございますか。

原様

幸いにも身近に実災害は発生していませんが、やはり自動配信なので管理者の負担にならないことは、非常に大きな利点だと思います。加えて、登録作業も管理者側での事前登録が不要で、これもまた管理者の負担軽減につながっています。新たなシステムを導入するとなると、どうしても管理コストが懸念されてしまいますが、かなり“楽”に使えていると思います。

本日は貴重なお話を頂き、ありがとうございました。