余談ですが、新社屋を建てられたのですね。

内田様

以前の社屋は、最後に増築してから50年近く経っており、老朽化や耐震性への懸念がありました。また、立地が埋め立て地ということもあり、津波などの被害の心配もありました。それから、もともとあった工場と興津工場とで生産工程が分断しており、製品は2つの工場を通らないと完成しなかったのです。
生産を一つの工場で完結させ生産性を向上したいという狙いとBCPの両面から、新工場として2025年8月から稼働しています。

BCPの観点もあり素晴らしい取り組みですね。

それでは、安否確認システムの導入を検討するきっかけについて教えていただけますか。

内田様

従来は電話による連絡網を使っていたのですが、電話に出なかったり、出ない人を飛ばしてさらに次の人に連絡を取ったときに、飛ばした人への後追い連絡を忘れたりといったことがあり、電話連絡網の代替手段を探していました。

ショートメールを使ったシステムなどを検討していた中で「安否コール」のお話を聞き、他メーカーとの比較も行い、今までの地震などでも遅延なく送信できていたということもあって、まずは使ってみようと、トライアルからスタートしました。

従来運用していた電話連絡網を実際に使ったことはありましたか？

内田様

幸いにも有事での使用はありませんが、訓練では何度か使用しています。ただ、実際に使ってみると、朝の5時半頃に訓練を実施していたということもあり「電話に出ない」や「連絡が続いていかない」というようなことがあり「電話では不都合がある」ということを感じていました。

そうだったのですね。「安否コール」に決めたポイントを教えて下さい。

内田様

最初、ショートメールのサービスをトライアルで試してみましたが、やはり不都合がありました。手動配信のため、PCからの操作が必要で送り手の負担が大きかったことと、UIが分かりづらいところもあり、有事の際に使用するのは現実的ではない、という判断になりました。

そこでいろいろな安否確認システムを検討している中で、 「安否コール」がコスト面や使い勝手、信頼性という面でも頭一つ抜けていたイメージがありました。特にアンケート機能と掲示板機能が採用の判断材料になりました。配信用テンプレートを自由に組むことができたり、グループ分けできたりするのが使いやすかったです。週一回、アンケートを配信しますので、過去の履歴から手直しして配信できたり、予約配信ができたりする点も便利だと思いました。

次に運用について伺います。ユーザ登録については、どのように進められましたか？

北村様

隔月で全員が参集する機会があり、その場でQRコードを載せた紙を配布してアプリを入れてもらいました。アプリ導入後、アドテクニカさん同席のもとテスト配信を行い、受信の確認をしました。
入職の際もオリエンテーションの中に組み込んでいますが、特に問題もなくやりやすかったです。

ありがとうございます。ユーザ情報のメンテナンスについてはいかがですか？

北村様

入職は先程お話しした通りです。

退職の場合は総務の担当者からアプリを削除するように案内して、管理画面でユーザ情報を削除しています。

訓練の実施状況はいかがでしょうか？

北村様

年に一回、9月に防災訓練がありますので、その日の朝5時半に予約配信で安否確認訓練も実施しています。
結果については、防災訓練の最後に開封率と回答率の集計を社員に報告しています。
朝5時半に配信している理由としては、6時過ぎに家を出てしまう社員がいるので、少なくとも出社前に連絡が取れるようにしています。

そうだったのですね。回答率はいかがでしょうか？

北村様

80～90％ほどです。やはり全員が見て回答しないと有事のときに機能しないと思いますので、普段使いをもう少し増やして慣れてもらおうと考えています。

ありがとうございます。日常使いについてどのような使い方をされているか、詳細を教えていただけますか？

北村様

お弁当の注文集計に使用しており、基本的に毎週末に翌週1週間分を「安否コール」で回答してもらうような運用をしています。今までは食堂に紙を貼ってそこに注文を書き込んでもらい、集計の際もその紙の内容を書き写していました。今は「安否コール」の集計結果をCSVでダウンロードして、それをExcelに貼り付けて集計しているので、転記ミスもなくなり半自動的にできるようになりました。工数で言えば5分程度でできるようになり、非常にありがたいです。

その他にも、書類などの提出期限のお知らせのような社内通知にも利用しています。


最後に、導入してよかった点について教えていただけますか

内田様

現状では幸いにも災害による大きな被害はなく、コミュニケーションツールとして使っているような側面が大きいです。別で利用しているグループウェアもあるのですが、コミュニケーションツールとしては「安否コール」の方が使い勝手が良いと感じています。お弁当の注文集計では頻繁に使っていますが、有事を想定した訓練をさらに増やしていきたいと思います。
当社は製造業ですので全ての社員にパソコンを配布しておりませんが、そのような状況でも情報発信のツールとして「安否コール」はすごく簡便で使いやすく、ありがたく思っています。

本日は貴重なお話を頂き、ありがとうございました。