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安否確認とは? 企業にとって意味があるのか、導入すべき理由をわかりやすく解説

安否確認とは? 企業にとって意味があるのか、導入すべき理由をわかりやすく解説

2020/10/15

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こんにちは!「安否コール」運営チームです。

安否確認とは、災害などの際に、無事であったかの安否を確認するという意味です。
地震や台風などの自然災害のほか、新型コロナウイルスのようなパンデミックなど、想定外の災害が多発している現在、企業においても従業員の安否確認が重要視され、安否確認システムなどの導入対策が急務となっています。
本記事では、なぜ企業で安否確認が必要なのか?安否確認する際は、どのようなポイントをチェックすべきか?
をご紹介します。

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安否確認とは? どのように行う?

安否確認とは、一般的に、災害時に家族や会社の従業員、学校の生徒、一人暮らしの高齢者など、あらゆる関係者の生存の確認と、現在の状況を確認することを意味します(シニア向けや介護における「みまもり」も含む場合がありますが、本記事では、企業向けの災害時の安否確認を解説します)。安否確認の方法としては、電話や携帯メール、災害伝言ダイヤル、安否確認サービスなど、様々なツールがありますが、災害の状況によって稼働しない、繋がりにくいツールもあるため、予め平時にどのツールを使用すべきか検討しておく必要があります。特に従業員が100名を超えてくる企業では、事業の継続を迅速にサポートする機能も求められます。

企業にとった、安否確認の意味とは?

企業はどんなことが起こっても、事業を継続していくことが極めて重要です。BCP(事業継続計画)などでも、台風、地震などの自然災害時にどうするかを事前に検討します。その際に、まず第一に重要になってくるのが、従業員の安否確認です。従業員の安否が正確に確認できないと、安心できないのはもちろんのこと、事業の継続や再開のめど、復旧対応など、今後の計画を検討することが極めて難しくなります。だからこそ企業は、災害時にどのように従業員の安否確認を行うべきかを前もってしっかりと検討しておく必要があるのです。

企業が安否確認システムに注目する理由とは

前述した通り、安否確認の方法には様々な方法がありますが、個人間では携帯メールやSNSでの確認で事が足りるものの、人数の多い企業では非効率的と言えます。特に従業員が100名を超えてくると、個別の確認が必要なツールの場合、集計に膨大な時間と手間を費やすことになります。そういったことから、現在急速に注目が高まっているのが、迅速かつ正確にデータを集計できる安否確認システムです。

安否確認システムって、どんなサービス?

安否確認システムとは、安否確認に必要な情報の連絡や集計、掲示板などの機能が一式揃った専用の情報システムのことで、各メーカーからサービスが提供されています。安否確認システムには特に決まった定義はありませんが、企業にとって最適なサービスを選ぶ上で、必ずチェックしておきたいポイントが5つあります。

POINT 1
大規模な災害時にもきちんと安否確認できるかどうか

まずは基本中の基本として、肝心の災害時にシステムがきちんと稼働するかを確認しておきましょう。想定外の災害も考えられるため、100%連絡できる確実なシステムはありませんが、チェックポイントとしては、過去の大規模な災害時にも問題なく稼働している実績があるか、テストを定期的に繰り返し、常にテクノロジーのアップデートを行っているかなどが判断材料になります。

POINT 2
個人情報の保護がきちんとされているか

安否確認システムの利用には、従業員の個人情報の取り扱いが不可欠です。近年では、特に情報漏洩や不正利用などが大きな社会問題になっているため、安否確認システムの運用においても厳重な管理が求められています。より安心安全に利用するためにも、サービスを検討する際には、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が運用するプライバシーマーク制度の審査基準に適合したサービスを行っているかなども確認しましょう。

POINT 3
情報のセキュリティレベルが高いか

インターネットが社会インフラとして不可欠なものになった現在、クラウドサービスなどへのサイバー攻撃などが増加傾向にあります。そのため、安否確認システムを利用する際は、高レベルな情報セキュリティの確保が必須となります。安心してサービスを利用するためにも、情報セキュリティマネジメント(ISMS)の規格レベルで、「機密性」「可用性」「堅牢性」が確保できるサービスを選びましょう。

POINT 4
従業員の家族の安否確認もリアルタイムで行えるか

災害時、企業においては従業員の安否確認が最優先となりますが、従業員にとっては、大切な家族の安否確認が最も重要になります。BCPで策定された「従業員とその家族を守る」という目的からも、従業員の安否確認と同時にその家族の安否確認もリアルタイムで共有できるサービスかどうかも重要なチェックポイントになります。

POINT 5
双方向掲示板があるか

災害時、安否確認が無事できたとしても、その後すぐに電話やメールなど通常のインフラが復活する保証はありません。状況によっては1週間以上、不通となることもあります。そういった状況で事業の継続に役立つのが、双方向掲示板です。SNSと同じWEB回線を利用している一番安定性の高い掲示板機能は、安否確認後の初動時、従業員同士の連絡ツールとして欠かせないものになります。

安否確認サービスは本当に必要? なぜ他の連絡手段ではだめなのか

迅速かつ確実、安心安全に利用できるなど、総合的な利便性から、企業には安否確認専用のサービスが最適といえますが、企業における実際の導入率はどれくらいでしょうか?

また、安否確認サービスとその他の連絡ツールはどのような違いがあるのか、比較検討するために、それぞれのメリット・デメリットをランキング順にご紹介します。

企業が選ぶ安否確認ツール【TOP5】ランキング比較表

東京商工会議所調べによると、大手企業(従業員300名以上の法人)が選ぶ「安否確認ツール」のTOP 5は、以下の通り

第1位:安否確認サービス(導入率68%)

第2位:携帯メール(導入率48%)

第3位:災害伝言ダイヤル 171(導入率43%)

第4位:SNS(導入率10%)

非対象:グループウェア

となり、大手企業で比較するとやはり安否確認という目的に特化した安否確認サービスの導入が圧倒的に多いようです。

企業が選ぶ、安否確認ツールTOP5の詳細はこちら

https://www.anpi-system.net/comparison/#anpi

①安否確認サービスのメリット・デメリット

安否確認専用のサービスに特化しているため、メリットとしては、安否確認の際にあると便利な以下の機能の使用がほぼ全て可能ということ。デメリットとしては、専門サービスのため、やはり多少のコスト(100名の場合の1人あたり単価200円〜400円程度)が発生することです。とはいえ、利便性やセキュリティの高さを考えるとコストパフォーマンスは良いと言えるでしょう。

ー安否確認における便利な機能ー

・登録方法、メンテナンス(個人も管理者も可)

・訓練(常時可)

・アンケート(可)

・集計(災害毎可)

・地震時の自動配信(可)

・アプリプッシュ通知(可)

・掲示板(可)

・家族安否(可)

・BCPに対応した豊富な機能(可)

・カスタマイズ(一部可)

・人事マスタ連携(可)

・GPS連携(一部可)

・自動配信(一部可)

②携帯メールのメリット・デメリット

docomoやau、SoftBankなど、各携帯会社のメールを使用しているため、コストは無料となりますが、単純なメールのやりとりで安否を確認することになります。自動集計や家族安否のシステム、掲示板など利便性の高い機能が使用できないため、100名以上の企業では、従業員および従業員の家族の安否確認の把握や連絡に、大幅な時間と手間がかかります。

③災害伝言ダイヤル 171 (電話)のメリット・デメリット

災害の発生によって被災地への通信が集中し、繋がりにくい状況になった際に一時的に提供されるNTTの無料サービスで、一般の電話回線やひかり電話、携帯電話・PHSなどから171にかけることで誰でも伝言を残すことができます。個人のみでの利用が可能で、シンプルな安否確認ツールとして認知度は高いですが、提供期間や伝言の録音時間、伝言の登録数などが制限されており、従業員の多い企業の安否確認ツールとしては非効率なツールと言えるでしょう。

④ SNSのメリット・デメリット

FacebookやTwitterなどの不特定多数の情報が流れてくるSNSに関しては、そもそもサービス自体が安否確認用ではないため、災害時など緊急を要する際に、従業員の迅速な安否確認に適したサービスとは言えないでしょう。LINEは、連絡を取りたい相手と直接メッセージのやりとりができますが、プライベートでの利用が一般的なため、従業員同士でアカウントを把握しづらいのも難点です。

⑤グループウェアのメリット・デメリット

GoogleやLINE Works、サイボウズなどが提供するグループウェア内で使用できる安否確認ツールは、安否確認サービスと同様に、個人や管理者が登録やメンテナンスを行えたり、集計や掲示板機能も付いているため、一定の利便性はあります。ただ、従業員の家族の安否確認や人事マスタ連携、GPS連携、自動配信などの便利な機能やBCPに対応した機能などが無いため、多くの従業員を抱える企業にとって、事業の継続を迅速に支えるツールとしては役不足となるでしょう。

安否確認とは?まとめ

以上のことから、安否確認とは、企業にとって災害時に従業員またその家族の安否を確認し、安心を得るものだけではなく、事業の継続に不可欠なものと言えます。不測の事態にも揺るがない組織づくりのひとつとして最適な安否確認システムを導入し、平時からテスト運用を実施するなど使い慣れておくと安心です。

運営会社 株式会社アドテクニカ

「世界中のコニュニケーションをクラウドで最適に」することをミッションとして掲げ、2000社以上の法人向けのデジタルコニュニケーションとデジタルマーケティング領域のクラウドサービスの開発提供を行う防災先進県静岡の企業。1978年創業後、インターネット黎明期の1998年にドメイン取得し中堅大手企業向けにインターネットビジネスを拡大。”人と人とのコミュニケーションをデザインする”ためのテクノロジーを通じて、安心安全で快適な『心地良い』ソリューションを提供している。

事業内容
デジタルマーケティング支援
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