企業における安否確認に電話は有効的なのか？

電話を使用した安否確認とは、企業の管理者やBCP担当者が個人の番号宛に電話を掛けていく方法のことを指します。

電話を受けた方は、自身や家族の状況を簡単に報告することが出来ます。

電話での安否確認方法

電話を使った安否確認方法には「緊急連絡網」と「災害用伝言ダイヤル（171）」の2種類があります。それぞれについて詳しく解説します。

緊急連絡網

会社で管理している緊急連絡網を使って、1人1人に安否確認をしていく方法です。

事前に連絡網を作成し、全社員に配布しておく必要があります。

また、社用携帯・個人携帯等どの番号を登録しておくか考えることも大事です。

災害用伝言ダイヤル（171）

災害用伝言ダイヤルとは、災害時に電話が繋がりにくくなった際限定で使用可能なサービスです。安否情報を音声で録音・再生できます。

基本的には家族・友人など個人間での安否確認を目的としたサービスとなっています。

上記に、電話を使った安否確認方法をいくつか挙げましたが、どのようなメリットがあるでしょうか。

電話が繋がる端末があれば、誰でも利用可能

システムが必要なく、電話が繋がる端末さえあれば誰でも利用可能です。

多くの企業は、各部署のリーダーとなる方が同部署の部下に連絡を回す仕組みになっているので、比較的スムーズに安否確認できます。

直接、声で確認することができる

災害時に、電話にて安否確認を行うことによって、掛ける側も受ける側も直接声を確認することができ、安心感を得ることができます。

災害時は、平常心を保つことが難しいので、誰かの声を聞くことで冷静さを取り戻すことに繋がります。

電話で安否確認することによるメリットをご紹介しましたが、デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

災害時には電話が繋がりにくい

災害時には、様々な理由で電話が繋がりにくくなる可能性があります。

主な理由は以下の通りです。

• キャリア側が、回線混乱をさけるため通信データ量を制限してしまう
• 災害時に家族や会社と連絡を取るために回線利用者が増えることで回線混雑が生じる
• ケーブル線や基地局が災害によって損壊することにより、停電が発生し電波障害が起きてしまう

社員の電話番号（緊急連絡網）が手元にないと連絡できない

社員の安否確認を電話でするには、電話番号（緊急連絡網）が手元にあることが前提となります。

データや紙で管理している連絡網等が災害時に近くにない場合は、まず連絡網を手に入れないといけないので、安否確認が完了するまで相当な時間が掛かってしまいます。。

想定通りに連絡が回らない

災害時に連絡する予定の各部署のリーダーが、怪我などの理由で連絡を回せないこともあり得ます。

また、何度連絡しても繋がらない人もいるかもしれません。

想定通りに進まない可能性も考えて対策しておくことが大事です。

電話以外で安否確認をする方法を、3つご紹介します。

メール

スマホや携帯電話、タブレットやPC等で、事前に確認しておいたアドレスへ直接メールを送る方法があります。

予め用意していた文章を一斉送信することで、同時に多数の従業員の安否確認ができ、文章で正確な情報を得ることが出来ます。

ビジネスチャット

普段利用している、ビジネスチャットを利用して安否確認する方法もあります。

グループチャットを利用し、複数人とのやり取りを行うことが出来ますが、別事項のやり取りで大事なメッセージが埋もれてしまう状態になることもあり得ます。

安否確認システム

安否確認システムの主な機能としては、安否確認メールの自動配信・一斉送信、回答結果の集計や未回答者へ自動再配信等があります。

安否確認システムは、電話やメール等の方法と異なり、災害時の安否確認や集計作業が効率的に行えるよう特化したシステムになっているため、手動で行う作業が少なく迅速な安否確認が可能です。

アンケート集計や掲示板を使ってお知らせ等を載せられる機能など、災害時だけではなく普段使いができるシステムもあります。

今回、電話による安否確認だけではなく他の方法もいくつか紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

電話は、家族間・友人間であれば、安否確認手段の一つとして活用できます。

しかし企業では、従業員とその家族もいるため、より素早く、確実に安否確認ができる手段を選ぶ必要があります。

そのことを踏まえて、安否確認の手段を検討しましょう。