安否確認システムの導入を検討するきっかけについて教えてください。

田畠様

安否確認システムの導入については数年前から話が出ていたのですが、導入するところまでには至っておりませんでした。いずれ必要になるタイミングがあるだろう、と思いながら、いろいろなシステムの情報を集めて比較検討していたところ、2024年1月に能登半島地震が発生しました。その時、人海戦術で対応に追われたところが課題となり、安否確認システムの必要性を再認識し導入に至りました。

当初は別のシステムも使っておらず、何か手段を準備していたのでしょうか？

田畠様

特に安否システムは導入しておらず、グループウェアや社用支給の携帯電話での運用を想定していました。といっても、当時BCPも明確に定まっていたわけでもないので、どのような文面でどのような情報を収集するのかも決まっておらず、都度状況に応じて人海戦術で安否確認を行っていました。

能登半島地震当時の状況や安否確認の結果はどうでしたか？

田畠様

携帯電話は結構繋がらないことが多く、電池切れで充電すらできなかったというケースや、帰省していてなかなか連絡が取れなかったということもありました。また、年末年始の休業期間のため、会社携帯を手放している社員も多く、個人の携帯電話番号も収集しきれていない状況でしたので苦労しました。最終的に全員の安否が確認できたのは1月4日頃だったと思います。

ちなみに、能登支店があると伺いましたが、どのような被害がありましたか？

田畠様

能登半島のほぼ中心に支店があり、支店員たちは全員被災者となってしまいました。住まいが周辺地域だったため、ほぼ全員が避難所への移動を余儀なくされました。能登支店の物理的被害も多くあり特に大きなもので言うと、倉庫内の天井を行き来する大型のクレーンが落下し、下にあった事務作業用の詰め所に直撃していました。「もし業務中だったら」と思うと恐ろしかったですね。その他にも、壁が剥がれたり、ガラスが割れていたりと悲惨な状況でした。

貴重なご経験をお話しいただきありがとうございます。

安否確認システムの導入検討の際に比較された製品はございましたか？

田畠様

5～6つほど比較しました。

　「安否コール」に決めたポイントを教えて下さい。

田畠様

能登半島地震直前にオービックビジネスコンサルタント社の給与奉行クラウドの導入が決定しており、人事データをAPI連携できる点で優位性を感じていました。運用するにあたり、メンテナンス性は切り捨てることができませんが、一元管理できることにより効率化できるのは大きなポイントです。それから「安否コール」の画面のビジュアルが見やすく直感的な部分も決め手になったと思います。他の製品は少し事務的な印象を受けました。

ありがとうございます。給与奉行クラウドとのAPI連携について、所感をお聞かせいただけますか？

田畠様

純粋に人事情報が自動で連携されるので楽だと思います。毎日指定した時間に自動で更新が行われるので、登録し忘れがありません。初期設定については、電話で問い合わせをすることもありましたが、丁寧に教えていただけたこともあり、苦戦したような印象はありませんね。

新保様

一方で、給与奉行クラウドのデータの多くを安否コールへ一律に上書き更新する仕組みなので、今後は差分更新や独自項目で登録できると、より使い勝手が増すと思います。

田畠様

今までは、多くのシステムがばらばらと点在していて、それぞれ登録作業が発生しており、手間に感じていました。安否確認システムだけではありませんが、今回のように自動で情報連携ができるのは有難いです。

詳しくお聞かせいただきありがとうございます。続いて、運用についてお伺いします。アプリ登録はどのように進められましたか？

新保様

導入時は全社一斉となりますので、グループウェアの掲示板を使ってQRコードと登録手順書を掲載して期限までに登録するようにお知らせを出しました。比較的スムーズに進み、特に大きな問題はなかったと思います。スマホ操作が不慣れな人が一部いましたが、個別レクチャーで解決できるレベルでした。以降、入職者の登録は入社時のオリエンテーションの中で登録をしてもらうように運用しています。

利用訓練は、どのように実施されていますか？

田畠様

毎月10日に地震の想定で案内を発信しています。このペースで訓練していると、回答慣れにもつながるとは思うのですが、一方で習慣として回答しない人が一定数いることも見えてきました。今後は啓発を含めてフォローをしていくつもりです。回答訓練で運用が浸透してきたので、配信訓練も検討したいと思います。


最後に、導入してよかった点について教えていただけますか？

田畠様

災害通知が確実に届く部分です。昨年全国で地震や津波警報が相次いだ時期がありましたが、自分で情報をとりに行かなくても通知が来て、石川県の災害ではなくても他県でどういったことが起きているかというのが、瞬時に分かる点はすごく助かっています。しっかり稼働しているという安心感につながっていると思います。

田畠様

これからですが、配信訓練として掲示板機能も連絡ツールとしてうまく使えたらと思いますね。例えば、大雪のときの出社可否のアナウンスや使用できるルートのアナウンスを想定しています。そのような点も含めて、これまでアナログだった連絡手段を「安否コール」に置き換えることができ、BCPの整備が大きく進んだように感じています。

本日は貴重なお話を頂き、ありがとうございました。