安否確認システム導入事例

はじめに「安否コール」の導入時のお話を伺いたいと思います。安否確認システムの導入を検討し始めたきっかけを教えてください。

酒井様

現在、介護施設では「BCP（事業継続計画）の策定」が義務化されておりますが、義務化される以前、「職員の安否確認をどのように行うか」という大きな課題がありました。
元々、当法人の方針として、導入していた給与システムに付帯している安否報告機能を使っていましたが、あくまで付帯機能であり、使い勝手が非常に悪く、「もっと使いやすいツールを入れたい」と考え、探し始めたのがきっかけです。

それまでご利用になっていたシステムの使い勝手について、どのようなところが気になっていたか、お聞かせいただけますか？

酒井様

通知方式はメール配信でしたが、自動配信の機能はなかったため、手動で配信する必要がありました。給与システムに登録されているメールアドレスに手動で配信する、というやり方です。
それから、緊急時には配信先に法人全職員を選択して配信するのですが、元が給与システムなので源泉徴収などの事情から、一定期間は退職した職員のデータを残さなければならない決まりがあり、退職した職員にも配信されていたことがありました。
また、緊急時の場合は全員配信で良いのですが、例えば平常利用しようとした時に、特定の施設の職員など、特定の人に送りたい場合にやりづらいと感じたこともありました。

システムの検討をされているときに、「安否コール」以外で比較されていたサービスはありますか？また、「安否コール」に決めたポイントがありましたら教えてください。

酒井様

パートナー企業様に、「良い安否確認システムがないか」を相談しまして、アドテクニカさんと、他にもう1社を紹介してもらいました。
両方ともトライアルを試してみましたが、必要な機能についてはどちらも備わっていました。
「安否コール」に決めたポイントは3つあります。
まず、画面の見やすさです。「安否コール」は色使いなどがわかりやすく、グッドデザイン賞を受賞したことが納得できる見やすい画面でした。
そして「安否コール」は即時配信である、ということが2つめのポイントです。もう一方のシステムは誤報判定をしてからの配信だったのですが、初動でいかに早く動くかということを考え、即時配信に重要性を感じました。
最後にサポート体制です。アドテクニカさんはサポート体制が整っており、困ったときに聞きやすいと感じました。実際、過去に不明点があった際、個別にオンラインでヒアリングと説明を行ってもらったこともあります。

次に運用について伺います。導入当初の登録作業はどのように進めましたか？

酒井様

ご用意いただいた手順書を使って、職員に登録してもらいました。中にはスマートフォンを持っていなかったり、持っていても操作が苦手という職員がいたりしていましたので、最初は私から各施設の管理者に登録方法をレクチャーし、その管理者がそれぞれの施設の職員に手順を説明して登録してもらう、という方法で進めました。

新しい職員が入られたときは、どのように進めていますか？

酒井様

新しい職員の登録については、各施設の管理者にお任せしています。入職の際に渡している書類の中に「安否コール」の手順書を入れ、それを使って登録してもらう形です。ほとんどの職員がアプリを登録している状況です。

設定や運用を決める中で、何かお困りのことはありましたか？

酒井様

導入当初は登録がうまくいかなかったり、アプリの通知が受信できなかったり、といった問い合わせを受けることがありましたが、今はほとんどありませんね。

訓練はどのような形式で行っていますか？

酒井様

昨年、一斉の配信訓練を実施しましたが、以降はBCPで定めている研修や訓練の一環として、年1回程度、施設ごとに実施しています。実施時期は新入職員が入る4月から6月くらいまでの間で、「BCPの一環でこのようなツールを使っている」という周知にも繋がっていると考えています。

回答率はどのくらいですか？

酒井様

訓練のたびに、例えば発信から30分後、1時間後、2時間後・・・というような形で経過をたどるようにしておりますが、概ねその日1日の中で回収できています。1日以上過ぎても回答しない方が一定数いますが、携帯を見る習慣がない人たちのようです。そうした方たちには、未回答者への再配信機能などを使って、こちらから回答を促すようにしています。ただ、以前利用していたシステムと比べ、回答率は明らかに上がっています。

ありがとうございます。回答率向上の効果を感じていただけて良かったです。

酒井様

以前のシステムではメールで配信していましたので、「迷惑メールと思って開封すらしなかった」ということも多くありました。「安否コール」はアプリのプッシュ通知が届くので、気づきやすく、回答しやすいのだと思います。

ここまで訓練について伺いましたが、普段使いとして手動配信のアンケート機能や掲示板はご利用いただいていますか？

酒井様

掲示板機能はよく利用しますね。法人内の各施設で取り組みが異なりますが、私が所属する施設では、例えば感染症が発生したときに掲示板で「いつ、どのフロアで何人の方が感染しました」というような情報発信に使っています。
別の施設では勤務表を毎月、掲示板に掲載するという使い方をしています。掲示板を開かないと自分の勤務がわからないようになっているので、必然的に「安否コール」を使う機会ができたことにより、習慣化に繋がっています。
最初の頃はアプリを使い慣れておらず、全体の掲示板と施設専用の掲示板の切り替えがうまくできないという職員がいたそうですが、徐々に操作に慣れてきています。

職員や施設の管理者の方からは「安否コール」の利用について、どのようなお話がありますか？

酒井様

災害が起こった時は管理者も被災している状況になりますし、「安否確認のための連絡の発信は自動配信でないと」というのは共通認識として元々ありました。導入してから「自動配信になります」ということを伝えたところ、賛同の声も多かったですね。
掲示板機能も、先程の感染症に関する連絡のようなものが、以前は出勤して初めて分かるような状況だったので、早めに分かるようになってありがたい、という声がありました。
そういった連絡事項について、今までは職員個人間でSNSを使ってやりとりされていたこともあったようですが、今回、法人として利用しているオフィシャルな連絡ツールとして「安否コール」が役立てられるようになり、管理者としてもありがたいと思っています。

職員の方々の「安否確認」に対する意識の変化はありましたか？

酒井様

今のところは実災害がないので判断が難しいですが、訓練で前のシステムと比較して回答率が上がったという実績がありますので、「通知が来たら回答しなくては」という意識が根付いてきていると感じます。

これまでに使っていて良かったと思ったことを教えてください。

酒井様

導入の決め手となったことが全てかと思います。今のところ、幸いにも被害の大きな災害は無いのですが、自動配信に対応できたこと、画面が見やすく使いやすいこと、サポートが充実していて問題があっても速やかに対応いただけており、導入して良かったと思います。
それから法人としてオフィシャルに使える連絡ツールという位置づけで、先程の感染症についての連絡や、勤務表、ルール変更などの連絡を効率的に発信できるというのが非常に役立っています。

ありがとうございます。使っていて困ったことや課題などはありますか？

酒井様

管理画面の掲示板タブの表示について、作成している掲示板が多いと目的の掲示板を探すのが大変なので、表示順を変えたり、ピン止めできたりするとなお使いやすいかと思います。
それから手動配信で宛先を検索するときに、AND検索ができると配信先が抽出しやすくなると思います。すごく困っているというわけではないのですが、改善されたら嬉しいです。

ありがとうございます。ご指摘いただいたものには他のお客様から寄せられているご要望もございますので、社内で検討いたします。

最後に、これからの展望や目標、やってみたいことがありましたらお聞かせください。

酒井様

各施設の管理者の間で、防災の取り組みに温度感のギャップのようなものを感じることがあります。管理者それぞれが同じ水準の知識や技術で取り組めるようにしていきたい、というのが大前提でありますね。
その上で、訓練などでの回答率だけに視点を置かず、実動的な訓練を実現するためのツールとして使っていけると良いな、と思っています。

本日は貴重なお話を頂き、ありがとうございました。