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【徹底解説!】BCP(事業継続計画)入門編

【徹底解説!】BCP(事業継続計画)入門編

2021/04/09

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 BCPは万全ですか?今更聞けない!「BCP策定手順」-「BCP運用」お役立ちツール

 

異常気象や地震などの緊急事態が起こった際、できるだけ早期に復旧し事業を継続することが企業の経営者や総務担当者の大きなミッションです。スムーズに事業が復旧できれば、損害を最小限に抑えられます。

また、従業員や家族の安否を確認し安全を確保することも企業の大切な使命です。問題が起こってからパニックにならないよう、日頃から対策を練って社内に周知徹底しておきたいと考えている担当者も多いでしょう。

この記事では、緊急事態において企業や団体が早期に復旧できるように策定する「事業継続計画(BCP)」について、基礎知識や計画の必要性、策定の仕方、そして安否確認システムなどについて紹介します。事業復旧のポイントを押さえ、自社の事業継続計画(BCP)の参考にしてみてください。

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事業継続計画(BCP)とは?

企業の経営者や総務担当者であれば「事業継続計画」もしくは「BCP」という言葉を耳にしたことがある人も多いのではないでしょうか。

 

BCPは、事業継続計画を意味する「Business Coutinuity Planning」を略した用語です。事業継続計画は、地震や異常気象などの自然災害や火災、テロ、あるいはシステム障害などの予期せぬ緊急事態において、企業が受ける事業資産の損害を最小限に抑え、事業を継続もしくは早期に復旧することを目指して策定される計画のことを指します。

出所:中小企業庁「図 企業の事業復旧に対するBCP導入効果のイメージ」

事業継続計画は海外から始まった考え方で、2001年のアメリカ同時多発テロ事件以降、多くの企業で取り入れられてきました。自然災害の多い日本でも普及し、特に2011年に起こった東日本大震災以降は事業継続計画の重要性が大きく注目されています。

 

平常時から事業継続計画を準備しておけば、緊急事態が起きても速やかに行動することができ、復旧が遅れて大きな損害を出したり再開の目途が立たず事業の縮小や倒産に追い込まれたりする可能性を最小限に抑えることができるでしょう。

 

従来の防災計画は社員の命や安全、資産の保護に重点を置くものですが、事業継続計画は従業員の命や安全もさることながら、業務の早期復旧にも重きを置いているのが特徴です。企業としてはどちらも重要な計画となるため、個別に策定したり2つを融合させて準備したりするケースもあります。

事業継続計画(BCP)を策定する方法

事業継続計画は決まった指針が定められているわけではなく、企業ごとにそれぞれの組織の環境や特徴に合った計画を策定する必要があります。

どのような緊急時でも対応できる完璧な計画を立てるのは困難です。初めて作成する場合は手順に従い計画を策定し、担当者の間で見直しを繰り返しながら、どうしたらいち早く稼働を再開できるのかを検討し改善を繰り返していくと良いでしょう。

 

緊急事態においても事業を継続したり早期復旧を実現したりすれば、取引先や顧客からの信頼を維持することができます。ここからは、実際に事業継続計画を立てる場合のステップを紹介します。

 

 

事業継続計画策定の目的を設定する

 

事業継続計画を策定するには、明確な目的を設定して担当者間で共有することから始めましょう。企業や組織の基本方針や経営理念などを再確認し、なぜ事業継続計画が必要なのかを明確にします。

 

従業員の大切な命を守るため、取引先やお客様の信頼を維持するため、緊急時でも事業継続によって社会貢献を果たすためなど基本的な理念や優先すべきものを見直したうえで、事業継続計画策定の目的を決めます。

 

 

重要な業務とリスクを洗い出す

 

事業継続計画策定の目的が定まったら、組織における最も重要な業務を洗い出し明確にします。

事業継続計画では会社の存続に関わる最も重要もしくは緊急性の高い業務のことを「中核事業」と言います。クライアントとの関係や社会のニーズ、財務面等など複数の観点から見て経営者の総合的な判断が必要です。

 

企業における中核事業を特定したら、その事業を構成している重要な業務を割り出します。中核事業を運営するにあたり必要不可欠な構成要素には何があるかを洗い出しましょう。

資源には人材、物資、資金、情報などがあります。それぞれについて事業の継続において欠けては困るものを具体的に整理しておきます。

 

重要業務を割り出したら天災や事故、パンデミック、サイバーアタックなどの緊急時に中核事業が受けるリスクを予測します。中核事業に影響をもたらす災害にはどのようのものがあるでしょうか。

また中核事業を継続するにあたり必要な資源はどのような影響を受けるでしょうか。従業員や物資の仕入れルート、インフラがどうなるかを予測します。

最終的に、中核企業の存続にはどのレベルの支障が出るのかを試算しましょう。

 

 

リスクの優先順位を決める

 

緊急事態では想定されるリスクのすべてを解決することは困難です。したがって、限られた条件で優先的に解決すべきリスクを見極めておく必要があります。

 

リスクに優先順位をつけるには発生の可能性や頻度、影響の大きさを軸として連関図を作成するのが良いでしょう。実際に起こった場合の損害を試算し、総合的に判断します。

 

また、これらのステップでは、「ビジネスインパクト分析」(BIA)の考え方を導入するとより効果的な事業継続計画を立てることができます。

予期せぬ災害や事故により業務やシステムの運営が停止した際に、事業にどのくらの影響が出るのかを評価する分析方法です。

 

複数の要素を考慮する必要があるため分析には時間がかかりますが、ビジネス視点でのリスク分析ができるため事業継続計画を策定する際に重宝します。ステークフォルダーや運営上の影響、社会的責任やブランド価値などに与える影響の指針となる「評価軸」と、最大許容停止時間や目標復旧時間などの目安を表す「時間軸」を検討するビジネスインパクト分析は、復旧時間の設定が重要なキーとなる事業継続計画の策定に役立ちます。

 

事業継続計画で想定した緊急事態のシナリオにビジネスインパクト分析の結果を照らし合わせ、被害想定を見誤っていないか、確認しながら進めると良いでしょう。

 

 

実現的な具体策を決める

 

重要な業務やリスクを洗い出し対処すべきリスクの優先順位が定まったら、具体的な戦略や対策を決めます。

 

事業継続計画では、誰が指揮を執りどのように行動するのかという指揮命令系統や具体的な業務フローの設定が必要です。

規模の大きい組織では機能ごとにリーダーやサブリーダーを指名しておく必要があるでしょう。社内の復旧対応をするチーム、外部対応を担当するチーム、復旧のための資金調達やリスク評価を行う財務管理機能、従業員の安全を確保する後方支援チームなどを用意して体制を整えておく必要があります。

 

また内容は水害や地震、パンデミック、テロなどあらゆるレベルのリスクに対応できるように汎用性の高い対策にしておくことも重要です。緊急事態の発生から通常の事業運営に戻るまでのタイムスパンを3段階に分けて、それぞれの行動目標を設定しておくと良いでしょう。

 

対策を決めたら情報を整理して文書にしておきます。緊急時に実行できないと意味がないため、経営陣や従業員に普段から周知徹底しておくことも必要です。

 

そのため、事業継続計画の運用の教育や訓練の機会を積極的に設けましょう。また1度で完璧な計画が策定できる企業は多くありません。訓練や実際の経験を通して改良を加えながら計画を練っていくと良いでしょう。

BCPプラットフォームについて 

 

被害の発生から復旧までに重要なポイント

事業継続計画をより現実的で有効なものにするには、被害が発生してから事業を復旧するまでの主な流れとポイントを把握しておく必要があります。予期せぬ事態が起こるとパニックに陥ったり目の前の作業に追われたりしてしまう可能性があるため、事前に理解しておきましょう。

 

ここからは、緊急事態の発生からの対応の流れとポイントを解説します。

 

 

 

被害状況の確認、従業員の安否確認

 

緊急事態が発生した直後はどのような被害が発生しているのかを確認します。企業は従業員の安否を確認し、身の安全を確保することが最優先事項です。

この時点では被害の大きさや状況を正確に把握し理解するを意識します。現状を確認することで速やかに次の対策に移り、損害を最小限に抑えられるでしょう。

 

また大きな地震が発生した場合、建物の倒壊や火災などの二次的な被害が起こりさらに損害が大きくなる可能性があります。確実な方法で安否確認やリスク状況の確認を行い、安全な場所への避難や勤務可否の把握などを行う必要があります。

 

状況を滞りなく把握するために、緊急時の連絡手段を従業員に周知してくことが大切です。連絡網を用意して電話やメール、チャットツールを利用する方法がありますが、安否確認システムを導入しておき素早く確実に従業員の安否を確認する方法もあります。

 

安否確認システムは従業員の安否状況を自動で集計することもできるため、担当者が被災していても確実に実情が把握できるのが大きなメリットです。

 

 

代替手段による応急処置

 

被害状況を確認できたら、次のステップは代替手段によって応急処置を行うことです。

 

大規模の災害が発生した場合でも、不足する人員数や作業環境などを代替してある程度の業務を継続できる仕組みを作っておくことが必要です。災害のタイプや規模により想定されるリスクを考慮し、あらかじめ代替手段を検討しておきましょう。

 

例えば震災の場合には建物の損壊などにより工場のラインが止まってしまうことがあります。普段から稼働ラインを分散させ、災害時には生き残っている工場に生産を集約するなどの方法があります。切り替えの手順やタイミング、指示の伝達方法などを具体的に決めておきましょう。取引先も被災した場合、部品調達はどうするのかなども検討しておく必要があります。

 

また、従業員が出社できなくなってしまう場合もあるでしょう。緊急時にテレワークができる体制を普段から作っておくことも大切です。会社以外の場所からも安全に接続できる仕組みを整え、安全なところから勤務してもらうことも選択肢として用意しておくと事業を復旧しやすくなります。

 

 

復旧作業を行い平常操業へ

 

3つめのステップは被害を受けたものをリカバリーし、平常運転へと戻していく作業です。

 

必要な設備などの物理的な作業環境の復旧と、サーバーやネットワーク環境などのソフトウェア面での復旧が必要です。

 

事業継続計画を策定する際には、平常時に利用している設備やシステム、稼働条件などを細部まで理解し、必要な情報に緊急時でもアクセスできるようにデータ保存やバックアップ対策を行っておくと良いでしょう。

 

現在の技術では、インターネット回線を確保すればリモートアクセスによってサーバーやデータセンターが利用でき、事業継続や早期復旧に繋がります。災害や事故で損失することがないように、どのような状況でも信頼度が高く確実な通信インフラを整えておくことが必要不可欠と言えます。

 

BCPの初動から復旧対応の流れ >

 

 

事業継続計画(BCP)に役立つ安否確認システム

BCPでは、災害が起こった初期段階で確実かつ正確に従業員の安否を把握するシステムを構築しておくことが大切です。近年の大規模災害においては、電話やメールがうまく機能しないために初動が遅れてしまうなどの問題があがりました。そこで、BCPの最優先タスクである発生時の安否確認を、システムの導入によって素早く行う手があります。ここでは、安否確認システムのメリットをご紹介します。

 

 

 

安否確認システムのメリット

 

安否確認システムは、インターネットさえあればリアルタイムに正確な安否確認情報を手に入れることができます。社内外にいる従業員や家族の安否を即時に確認することも可能です。返答者がメール作成をする手間がなく、即時に応答できるため、より正確な情報を把握できるでしょう。

 

安否確認システムは物理的にも精神的にも負荷がかかる災害時に、スムーズに必要事項を伝達できるコミュニケーションツールです。

 

また、発信だけでなく自動集計や指示内容の送信、掲示板の利用などができるため、初動での見極めを誤ることなく早期の事業復帰に向けて対処することができるでしょう。災害時は総務担当者が被災している場合もあります。状況を自動的にシステムが集計し正しく伝えてくれる点は大きなメリットです。

 

 

安否確認システムが選ばれる理由 >

 

まとめ

事業継続計画(BCP)は緊急時でも企業が早期復旧したり事業を継続したりするために重要な計画です。災害時に企業の損害を最小限に留め、取引先や顧客の信頼を維持し続けるために計画を策定し準備を進めましょう。

 

事業継続計画を策定するにあたり、初期段階での安否確認は最優先事項です。安否確認を正確かつ迅速に行うには、安否確認システムの「安否コール」がおすすめです。

 

事業継続計画に主軸を置いたテクノロジーで改良を繰り返してきた安否確認システムは、既に大規模災害で問題なく稼働した実績もあります。また、サイバー攻撃による情報漏洩リスクを軽減し高いセキュリティレベルで運用を維持できるため、企業にとって安心して使えるシステムです。

 

ぜひ、事業継続計画の導入とともに安否コールの採用を検討してみてはいかがでしょうか。

運営会社 株式会社アドテクニカ

「世界中のコニュニケーションをクラウドで最適に」することをミッションとして掲げ、2000社以上の法人向けのデジタルコニュニケーションとデジタルマーケティング領域のクラウドサービスの開発提供を行う防災先進県静岡の企業。1978年創業後、インターネット黎明期の1998年にドメイン取得し中堅大手企業向けにインターネットビジネスを拡大。”人と人とのコミュニケーションをデザインする”ためのテクノロジーを通じて、安心安全で快適な『心地良い』ソリューションを提供している。

事業内容
デジタルマーケティング支援
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