いざという時のために！安否確認の訓練はなぜ必要なのか？手順も解説

実は、BCPの成否は安否確認の訓練をするかどうかによって大きく左右されるのです。安否確認の訓練を行う目的について詳しく解説します。

策定したBCPの有効性を検証するため

まず一つ目は、BCPが本当に有効であるのかを検証するためです。

実際に安否確認の訓練を行い、スムーズに安否の確認ができればそのBCPは有効であると言えるでしょう。反対に、安否確認の訓練が思うように進まない場合、安否確認の仕組み作りから計画を練り直す必要があるということになります。

また、安否確認システムを導入している場合には、実際にシステムを利用することにより操作に慣れておくというのも目的の一つです。

社会的責任を果たすため

目的の2つ目は、安否確認の訓練を行い、有効なBCPを策定することで、社会的責任を果たすためです。例えば、有効なBCPが策定されていることで、大規模な災害が起きた場合でも、店舗に来ている一般のお客様を守ったり、膨大な顧客データの流出を防ぐことができます。また、より早いサービスの復旧につながります。

〈災害時におけるBCP（事業継続計画）とは？ 災害対策・防災計画との違いを解説　https://www.anpi-system.net/blog/detail.php?c=282　〉

安否確認の訓練と、防災訓練の違いは何でしょうか？

防災訓練とは、災害時に備え、事前に災害を想定してその場に適した行動をできるようにするための訓練のことです。地域自治体などで行われる防災訓練が思い浮かべやすいかもしれません。

安否確認の訓練は、防災訓練の中のひとつの項目です。

地域自治体などで行われる防災訓練における安否確認では、上述したような安否確認のシステムを利用したものとは性質が異なり、住民が互いに両隣の安否を確認できるような対面の仕組みづくりや関係づくりが重要となってきます。 

＜安否確認とは？ 企業にとって意味があるのか、導入すべき理由をわかりやすく解説　https://www.anpi-system.net/blog/detail.php?c=262＞

安否確認訓練の必要性や目的は理解していただけたでしょうか？

実際に安否確認の訓練を行うことになった場合、どのように進めていけばよいのかを説明します。

事前に設定しておくこと

事前に災害内容（地震・火事・大雨など）や対象者（正社員・○〇支店従業員）、訓練日時を設定して通知しましょう。しっかりと設定を行うことで、管理者が訓練当日に余裕をもって経過を観察することができ、安否確認訓練の課題の確認を行うことができるようになります。また、災害内容は「どこで震度〇の地震」や「〇〇川が氾濫して〇〇道路が通行止め」などより具体的な内容にすると対象者もイメージしやすくなります。

当日の動き

メールの一斉送信機能や安否確認システムの手動配信を利用して災害発生を通知します。対象者は事前に計画された手順に従って「自分が無事かどうか、出社可能かどうか」などを回答していきます。管理者は、回答までの時間、回答率などを集計しておきます。

〈安否確認メールとはいったいどんなもの？管理者、登録者の疑問を解決！https://www.anpi-system.net/blog/detail.php?c=301〉

実施後の評価

安否確認訓練の結果を報告します。回答時間や回答率についての評価をまとめて、もし評価があまり良くないようであれば、改善の提案を行います。全員の安否確認が素早く行える仕組みづくりをすることで、より良い結果につながるBCP計画が策定できます。

安否確認の訓練は対象者を巻き込んで行う大規模なものとなります。せっかくの訓練の場を意味のあるものにするためのポイントを説明します。

抜き打ち訓練も有効

告知ありの訓練とあわせて抜き打ちの安否確認訓練を行うことも有効となります。

災害は告知なしで起こるわけですから、抜き打ちの安否確認訓練の場合も適切な安否確認ができる状態が理想です。

ただし注意点として、抜き打ちの安否確認訓練を行う際には、混乱を招かぬよう「訓練」であることを繰り返し伝えるようにしてください。

安否確認システムを使うと訓練も便利

安否確認システムでは、手動配信することで安否確認訓練を簡単に行うことができます。災害発生時には対象者に自動的に安否確認を行うよう通知が行きますが、手動で安否確認を行うように通知を送ることもできるので、この機能を訓練に利用することが可能です。

誰が回答したのかしていないのかも一覧でわかりやすくなっており、集計も簡単なため、管理者にも役立つシステムとなっています。

また、安否確認の訓練が気軽に行えることで、実際に回答するという機会が増えて操作に慣れるため、実際の災害時にも十分に対応できるようになるでしょう。

〈安否確認システム【公式】安否コール ＜導入実績1,200社以上＞https://www.anpi-system.net〉

安否確認の訓練は1度行っただけではあまり意味がありません。安否確認の訓練を行ったあと、管理者を中心にフィードバックをしっかりして次につなげ、何回も繰り返し行うことでやっと効果がみえてくるものです。

訓練で慣れていても油断は禁物

人は、緊急時に平常時とは全く異なる行動をとったり、思わぬ思考に陥ったりすることがあります。訓練がスムーズに進んだ場合でも、それは訓練での話です。災害が起きた緊急時にも冷静に回答できるよう、何度も訓練を重ねることが重要になってきます。

定期的に繰り返し行おう

安否確認は「無事かどうかを確認する」といった比較的シンプルな作業ですが、定期的に訓練を繰り返すことが大切になってきます。
また、災害発生時刻を営業時間外や通勤時に設定するなど複数パターンで行うことも重要です。いつどこでどのような状況下でおきるかわからない災害に備えて、安否確認の訓練を繰り返し行っていきましょう。