安否確認システム導入事例

はじめに「安否コール」導入時のお話を伺いたいと思います。安否確認システムの導入を検討し始めたきっかけを教えてください。

竹田様

もともと、有事の際の連絡手段やルールが明確に決まっておらず、安否確認の体制が整っていなかったというのが正直なところです。そのほか、安否確認だけでなくBCP全体を見直す必要があったのですが、まずは着手しやすい安否確認システムの導入検討を進めていきました。

そうだったのですね。ちなみに、「安否コール」以外で比較されていたサービスはありますか？また、その中でも「安否コール」に決めたポイントがありましたら教えてください。

竹田様

「安否コール」を含め、3つほどのサービスを比較していました。決め手は使いやすさですね。特にユーザ登録の際に、IDとパスワードの設定や管理の必要がないのでシンプルで良いと感じています。数百名の従業員数に対して登録を広げていく必要があるので重視しましたね。当然、その他の機能面なども確認し、自動配信や掲示板など必要なものはすべて網羅されていたため、採用に至りました。

次に運用について伺います。まずは、日々のメンテナンスについて教えてください。

竹田様

実は、最近SmartHR連携の「プロEdition」を導入しまして、運用がかなり変わりました。
まずは、導入前の運用です。4月の新卒社員に加え中途採用も行っているため、年間を通じて登録や削除の作業が発生します。その都度、安否コールの管理画面で1件ずつ更新していました。また、組織変更も頻繁にあるため、組織情報も更新することもしばしばでしたね。これが「安否コール」だけならまだ良いのですが、他のシステムも同時に更新しなければいけないため、負担が重なっていました。
そんなとき、SmartHR連携のご紹介をいただき、早速導入させていただきました。導入当初は連携準備（「安否コール」とSmartHRに登録されている情報の一元化）に少し手こずりましたが、はじめの設定さえしてしまえば、以降はボタンひとつで組織情報と従業員情報が一括更新されます。年間5～6時間かけていた作業が数分で完了しており、以前の運用と比べるとかなり快適ですね。
また、全社的にアプリ登録を推進しており、入社時のオリエンテーションで必ず登録してもらうようにしています。課題として、機種変更の際にアプリインストールが漏れてしまうケースがあり、管理者側で察知できるような機能があると良いです。

詳細を教えていただきありがとうございます。SmartHR連携により大幅に工数が削減されたのですね。機種変更時のインストール漏れについては、従業員のみなさまに徹底いただくことが前提になるのですが、メールアドレスやSMS（2026年4月現在 β版）を併用することでカバーできますので是非ご検討ください。

訓練の運用についても教えていただけますか？

竹田様

毎年9月と12月に防災訓練があり、その中で安否確認訓練も行っています。導入当初の回答率は60％程度でしたが、訓練を繰り返すにつれて上がってきており現在は90％程度です。未回答者に対して、「なぜ回答できなかったのか」等をヒアリングし、上長から直接指導してもらうことで次回以降の訓練につなげています。

これまで使っていて良かったことはありましたか？

竹田様

幸いにも直下地震などの大きな災害はありませんが、過去に大型台風が発生した際には「安否コール」の一斉配信で被害予測や注意喚起を行いました。会社メールアドレスを持たない従業員に対しても案内することができます。SmartHRにも同様の機能がついていますが、災害をはじめとした緊急連絡は「安否コール」で行うなど、切り分けも明確にしていきたいと思います。

ご活用のお声をいただきありがとうございます。最後に今後の展望について教えてください。

竹田様

掲示板機能を活用したいと思っています。有事の際、社員同士で工場の状況や被災箇所の情報共有ができれば良いですね。それから、GPSの位置情報マッピング機能も活用していきたいです。マップを見て、誰が無事で、誰が救援に行けるか等を判断して、その先の復旧につながるようなマニュアルを作りたいと思います。

引き続きご支援させていただきます。本日は貴重なお話を頂き、ありがとうございました。