安否確認システム導入事例

安否確認システムの導入を検討するきっかけについて教えてください。

山村様

もともと、安否確認システムは使用しておりませんでしたが、東日本大震災をきっかけに、従業員の状況確認、並びに復興・事業活動の再開に向けた判断(人員体制等)の観点から、安否確認システムの必要性を痛感し、導入することを決定しました。

「安否コール」に決めたポイントを教えてください。

山村様

決め手は、自動配信をはじめとした災害時に必要な機能が網羅されていることに加え、管理画面のUIが見やすい点と、メンテナンス時の操作がシンプルだった点でした。特に、メンテナンスについては年間300名ほどのユーザ入れ替えが発生するため、かなり重視していました。

 

数あるサービスの中から、ご選定いただきありがとうございます。

次に運用について伺います。SmartHRとの人事データ連携をご利用いただいていますが、運用方法についてお聞かせいただけますか？

山村様

月に2回、「SmartHR」と「安否コール」の連携ボタンを押して、人事情報の更新をかけています。入社時も退職時もワンクリックで更新されますので、かなりスムーズに連携できていると思っています。

そうなのですね。ちなみに、SmartHR連携機能が実装される前はどのように運用されていたのでしょうか？

山村様

連携前は、入社される方向けに登録手順書を配布して、自身で登録してもらうように案内をしていました。 ただ、人によって登録状況にばらつきがある状態で、登録が進んでいない方については別の従業員管理システムから出力したデータを照合して、登録作業を進める必要がありました。退職者についても、別のシステムから出力したデータで対象者を確認して、1件ずつ削除しており、大変でした。今回、SmartHR連携ができたことで、入社時も退職時もワンクリックで追加/削除されています。体感ではありますが、工数的な負担は以前の10分の1くらいに減っていると思います。

ありがとうございます。工数削減に貢献できているようで嬉しく思います。続いて、配信訓練はどのように実施されていますか？

山村様

当社では、防災の日（9月1日）が制定されている9月を「防災月間」とし、防災対策の一環として全従業員を対象に、手動配信での訓練を行っています。

回答率はいかがでしょうか？

山村様

SmartHR連携に切り替えて初めての訓練では、正直に言うと例年よりは若干下がってしまいました。恐らく、今までは自身で登録することによって、「自分が『安否コール』に登録している」という意識があったところが、「自動的に登録される」ため、少し意識が薄くなってしまったのではないか、と感じています。
今後は、未回答者へ未回答の理由をヒアリングし、課題の解消や社内全体への啓発につなげていきたいです。今回、回答率の減少はわずかではあるものの、改善すべきポイントが明確になった良い機会でもありました。次回はより精度の高い訓練につなげられるよう、従業員の皆さんが安心して利用できる運用体制に向けて改善を進めています。
また、SmartHR連携により工数を大幅に削減できたことで、今後はその余力を回答率の向上に充て、配信訓練時はもちろん、実際の発災時にも回答率100％を目指して取り組んでいきたいです。

最後に、「安否コール」を導入して良かったことについて教えてください。

山村様

一番ありがたいのは、IDやパスワードがいらないところですね。色々なシステムやツールが増えて便利になっている一方、それぞれのIDやパスワード管理が大変で・・・。管理者/一般ユーザ問わず、それがストレスになってしまっていることもあると思います。いざ災害が起きた時に回答してほしいのに、「パスワードがわからなくて回答できません」では元も子もありません。「安否コール」ではその懸念がありませんので、安心感にもつながっています。

 

本日は貴重なお話を頂き、ありがとうございました。