安否確認システム導入事例

「安否コール」の導入に至った経緯を教えてください。

森下 様

元々は、手動でメール配信をして安否状況を返信してもらうなどアナログなやり方で対応していましたが、手動では大変だと感じ、その時に、一時的に他社の「安否確認」ツールを見つけ導入しました。しかし、当時のツールはカスタマイズが出来ないなど使い勝手が悪い部分があり、運用について悩んでいたところ、WEB広告で「安否コール」を見つけお問い合わせをしました。
「東日本大震災の時も、正常稼働して使用できた」というような口コミも拝見し、「安否コール」なら間違いないと感じ導入しました。また、地元静岡の企業ということで同じ県内の企業として親近感や安心感もありました。

ありがとうございます。導入後はどのようにして社員の方々の登録を進めたのでしょうか。

森下 様

はじめの登録については、全社員に一括周知し登録を進めてもらいました。登録も簡単に終わってしまうので、特に滞りなくスムーズに推進できたと思います。新入社員やキャリア採用の社員に対しては、入社研修を行いBCPの重要性を説明するのですが、その中で安否確認ツールとして「安否コール」を導入している経緯を理解してもらいその場で登録まで完了させています。

配信訓練の回答率が97％とすごく高いとお見受けします。どのように運営されているのでしょうか。

森下 様

安否確認の訓練として定期的に手動配信を行っています。基本的には「近日中に安否確認訓練をやります」という事前告知をした上で実施しています。
ただ、最終的な回答率としては高いのですが、初動の回答率は決して高いわけではなく、もう少しタイムリーに回答してもらいたいと考えています。

配信直後にはなかなか全員の回答が集まりにくい課題があるということですか？

森下 様

そうですね。訓練は比較的回答しやすい時間を選択して配信しており、タイムリーで素早い回答を求めていますので、弊社の課題だと感じています。改善するためにも、各事業所の責任者に管理者権限を与え、責任者自身が所属メンバーの回答状況をしっかり理解した上で啓蒙するようにしています。

本社の事務局が全て確認するのも大変だと思います。引き続き、事業所の責任者の方々と一緒に推進いただければ幸いです。

「安否コール」を導入して良かったことはありますか？

森下 様

安否確認の手段を整備できたことで安心感につながっています。幸いなことに、まだ大きな地震が起きていないので、実際に突然発災したときに、上手く運用できるかという懸念も少しあるのですが、訓練などを繰り返すことにより備えていきたいと思います。

定期的に配信訓練を行うことで、社員の方々だけでなく、回答を確認する管理者側のトレーニングにもなるかと思います。今後もぜひご継続ください。

「安否コール」の機能面での課題やご要望などはありますか？

森下 様

会社貸与のスマホと個人のスマホの2台を持ち合わせている従業員がいまして、同一アカウントで紐付けが出来たらいいなと感じています。

それでしたら「安否コール」のアプリをご利用いただければと思います。同一アカウントを、複数の端末で登録・ご利用いただけます。手順書などはまたご案内させていただきます。

困ったことや今後の課題などはありますか？

森下 様

管理者としては、有事の際に困らないように、従業員や会社を守れるように、という思いで訓練を行っていますが、受け手としては訓練を受けさせられているという温度差があると感じることがあります。また、ちょうど先日、安否コールの運用を含め、BCP全体の研修を管理者向けに行いましたが、当事者意識の部分でもう少し啓発が必要だなと感じています。メールやアプリを見てただ回答するだけの作業ですが、実感が湧きづらいのか、この温度差を解消しなければならないのが今後の課題です。

なるほど。BCPの研修は年に何回かやられているのでしょうか？

森下 様

大々的な研修は今回初めて行いました。以前もBCPの計画書を作成していたのですが、あまり実用的なものではなかったため、今は外部のコンサルを受けながらプロジェクトを組んで毎月定例の研修を行うようにしています。各部門の責任者を交えて、有事の際の行動規範や初動の対応などを作り込んでおり、共通認識を持ってもらえるように継続していきます。

BCP研修の中に「安否コール」の運用を織り交ぜていただいているのでしょうか？

森下 様

そうですね。先日行った研修は、BCPに限らず自社の脆弱性の部分と地震災害を絡めて考えディスカッションを行いました。その際に、「安否コール」の運用についても当然話し合いましたし、安否コールだけに頼らない方法や安否確認後の対応についても意見を交わしています。

ありがとうございます。BCPの研修は今後も継続的に行っていくのでしょうか？

森下 様

はい、まずは今作成しているBCPの行動規範の資料を完成させ、今後はそれを全従業員に周知し、並行して安否コールの運用もさらにブラシュアップしていきたいと思います。

本日は貴重なお話を頂き、ありがとうございました。