安否確認システム導入事例

はじめに「安否コール」の導入時のお話を伺いたいと思います。2020年の1月頃に最初のお問い合わせを頂きました。導入前はどのような安否確認体制になっていたか、また、安否確認システムの導入を検討し始めたきっかけを教えてください。

清水様

当時はBCPの取り組みを始めた頃で、会社の取り組みの一つとして、従業員の安否確認と災害時の立て直し、例えばどのくらいの従業員が出社できるかの確認や、出社できない人にどう対応したら良いかという手法についての手立てをインターネットで検索していたところ、数社がヒットした中にアドテクニカさんの「安否コール」があり、お声がけしました。

それまでの安否確認はどのような方法でされていたのでしょうか？

清水様

当時は連絡網を紙に印刷して電話連絡をつなげていくアナログな方法でした。

システムの検討をされているときに、「安否コール」以外で比較されていたサービスはありますか？

清水様

アドテクニカさんを含め、2～3社に声をかけさせていただいたと思います。

「安否コール」に決めていただいたポイントとしては、どのようなものがありますか？

清水様

一番重要視していたのが、気象庁の情報と連動して自動的に安否確認の通知を配信してくれることでした。
次に家族の利用もできること、もう一つが掲示板や一斉配信などを平時でも利用できることでした。従来は紙を張り出す掲示板を使用していましたが、それをスマホで全員に行き渡らせることができるという、平時でも使用できる点で、ポイントが高かったです。

次に運用について伺います。運用で最初に行う作業は従業員さんの登録ですが、どのようなやり方でされているのでしょうか？

清水様

登録の手順やQRコードなどを印刷した紙を用意して配布しましたが、その紙を渡すだけで自分で登録して頂いています。一部の方にはサポートが必要なときもありますが、総じてスムーズに完了することが多く、苦労したことはほとんどないと思います。

教えていただきありがとうございます。基本的には本人にお任せして、うまくいかない場合はサポートをされている、ということですね。

SmartHR連携について伺いたいと思います。連携前と連携後での業務の変化について具体的に教えていただけますでしょうか。

清水様

連携前は入退社や部署変更、役職変更のたびに、チェックシートに「安否コールを更新」というチェック項目を設けて手動で更新していました。操作自体は大変なものではないのですが、回数や人数が多い場合はどうしても時間や手間がかかってしまっていました。今回、偶然ではありますが、SmartHRと安否コールの両方を利用しており、人事情報や組織情報が連携できると知り、「それは良い」ということで詳しいお話を聞き、連携Editionにプランアップさせていただきました。連携当初は既存データとの紐づけなど、初期設定のサポートを頂きましたが、今は月初めに連携のボタンを押し、あとは数名のデータを削除するだけで済んでいますので、非常にありがたいです。

工数としてどのくらい変わったとか、わかりますか？

清水様

入退社や異動の度ですので、かつての1/3くらいには確実に削減できていると思います。大変、助かっています。

逆に連携のところで「こうだったら良いのに」といったような、要望はありますか？

清水様

もともとSmartHRと安否コールを別で運用していたため、データを統一するための設定に苦労しました。初期設定の部分はもう少し快適になればと思いますが、他には特に無いですね。

定期的な配信訓練はされていますか？

大野様

3ヶ月に1回ほどのペースで行っています。
部署ごとの回答率を出して、未回答の方には部署の責任者を通じて確認してもらい、例えば「機種変更して通知の設定がされていなかった」などがあれば都度設定しています。導入当初は配信日時を事前に告知していましたが、今は抜き打ちで配信しても、一次集計の段階で約9割の回答率となっており、ほとんど浸透できているのかなと思います。

高い回答率を維持するにあたり、工夫されていることはありますか？

大野様

特に未回答者には、その部署の責任者の方から「なぜ回答できなかったのか」というところを確認し、次回からは確実に回答できるように指導しているのが影響しているのではないかと思っています。災害は予告なく突然発生するものなので、それに対応できるように日頃から訓練をしておくことはとても重要だと考えています。

その他、訓練以外で手動配信を行うケースなどはありますか？

清水様

手動配信を利用して社員向けのアンケート調査などに利用しています。掲示板機能もよく活用していまして、直近ですと社内コンテンストの結果を掲示しました。そのほか、コロナ禍のころに政府からのガイドラインが何度か変わっていったときも、それに合わせて会社としての対応方針を更新し、安否コールの掲示板で最新の状態を確認できるようにしました。従来は社内に設置しているリアルな掲示板を使って情報発信をしていました。従業員側も直接見に来なくても情報を受け取れるため、とても重宝しています。

これまで、導入してよかった点について教えてください。

清水様

幸いにも大きな実災害はないのですが、会社としては、従業員の方に広く余すことなく情報をお伝えできるツールとして導入して良かったと思います。

システム全体のことで、困っていることや要望などはございますか？

清水様

当社は東京に支店がありまして、「東海地方で地震があっても東京支社の人には通知しない」のような、拠点ごとのエリア設定ができたら良いと思います。

拠点（グループ）ごとにエリアを設定する機能がございます。設定画面で簡単に変更ができるので是非お試しください。

大野様

もう一つ、以前に台風で浸水の被害に遭ったことがありました。BCPの観点から、大雨注意報での配信ができないか？と思います。

「安否コール」は注意報・警報の中で最上位の「特別警報」の発報に対応しております。手動にはなってしまいますが、予め配信のテンプレートを作成しておくことで、必要に応じて管理画面から配信することも可能でございます。ご検討いただけましたら幸いです。

本日は貴重なお話を頂き、ありがとうございました。