安否確認システム導入事例

はじめに「安否コール」導入時のお話を伺いたいと思います。安否確認システムの導入を検討し始めたきっかけを教えてください。

高橋様

グループ内には多くの企業がありますが、安否確認の仕組みが各企業まちまちで機能していなかったことから、一宮グループ全体のBCP対策の一環として私どもでシステムの調査を始めました。

そうだったのですね。ちなみに、「安否コール」以外で比較されていたサービスはありますか？また、その中でも「安否コール」に決めたポイントがありましたら教えてください。

高橋様

はじめに11社近くのシステムを調べ、その中から5社程度に絞ってトライアルも実施しました。前提として、SmartHRを導入しているので、SmartHRから従業員情報を連携・活用できるかという点は重要視していました。それから確実に通知が届くか、という配信の信頼性もポイントのひとつでした。このあたりは営業担当の方が丁寧にレクチャーしてくれた印象です。

 

日野様

当社は外国籍の従業員が多く、外国語対応を懸念しておりましたが、「安否コール」は英語併記が可能という点も採用ポイントになりました。

 

ありがとうございます。

次に運用について伺います。ユーザ登録についてはSmartHR連携があると思いますが、アプリの導入の案内などは、どのように進められましたか？

日野様

基本的なメンテナンスはSmartHR連携を活用し、一括更新しています。従業員への導入は基本的にアプリのインストールを促す形でスムーズに進めることができました。
一宮グループは分野別にいくつかのサブブロックに分かれておりますが、現状は当社と「化学」サブブロックの何社かに導入を進め、月に一回、訓練を兼ねて運用テストをしています。

アプリの登録で困ったことはありましたか？

高橋様

提供いただいたマニュアルに若干の補足をして配布しましたが、スムーズにできたと思います。
一部、SmartHRに登録がない従業員がいましたが、差分連携が可能なため、安否コール側に手動で登録することにより補完しています。

メンテナンスについてルールやタイミングは決められていますか？

高橋様

人事データの連携には助かっておりますが、連携のタイミングなど、運用に関する課題は残っています。例えば、新規入職者の取り扱いについて、連携を実行した時はまだSmartHRにデータが登録されていない、ということも考えられ、タイミングによっては連携できないこともあります。また、「連携を実行する担当者」も、「システム管理者権限がある人」という条件がありますが、具体的に定めているわけではありませんので、運用方法をしっかり考える必要があると思っています。

これまでに使っていて良かったことはありましたか？

高橋様

「導入したことで対策が大幅に進んだ」ということだと思います。
災害が起きても従業員の安否確認の体制は整備されているので、そこは安心感にもつながっていると思います。
現時点で、グループ企業すべてに浸透できているわけではありませんので、このまま推進できればと考えています。
それから、安全意識についてグループ企業間で差があったというところもわかり、今回の導入をきっかけとしてグループ全体のBCPを見直す後押しにもなり良かったと思います。

ありがとうございます。その他、なにか困ったことや課題などはありますか？

日野様

配信エリアなどの設定なのですが、導入当初は細かく設定しすぎたようで、本来届くべき通知が来なかったりしていました。今は会社ごと統一した設定にしていますが、設定について導入時に教育をしてもらえたら、と思いました。
それからアンケートや掲示板について、モデルケースがあると良いなと思いました。具体的に「こういう運用をしています」というものがあれば、グループ企業に紹介して使ってもらえるようになるかと思います。

 

本日は貴重なお話を頂き、ありがとうございました。